Détail de l'emploi

Une carrière de réceptionniste administrative en administration à Banque Nationale Financement d’équipement consiste à offrir un premier point de contact professionnel, accueillant et fiable aux employés, aux clients, aux visiteurs, aux fournisseurs et aux partenaires.

À ce poste, vous soutiendrez les activités quotidiennes du bureau en gérant les activités de réception, la coordination des visiteurs, les services de courrier et de messagerie, les fournitures de bureau et le soutien administratif général.

Votre rôle :

• Accueillir les employés, les clients, les fournisseurs et les visiteurs de manière professionnelle et amicale, en personne et par téléphone.

• Recevoir, consigner, trier, distribuer et suivre le courrier entrant et sortant, les effets de messagerie, le courrier recommandé, les télécopies et les étiquettes d’expédition, et en faire le suivi.

• Coordonner la répartition des frais postaux et des services de messagerie, maintenir les fonds des machines à affranchir et répondre aux demandes liées au courrier et aux services de messagerie.

• Surveiller et commander les fournitures de bureau et le café, valider les factures et obtenir les approbations requises.

• Tenir à jour les registres relatifs aux accès par carte-clé des visiteurs et des employés, à l’inventaire et au processus de réception.

• Signaler les problèmes d'entretien du bâtiment et fournir un soutien administratif aux comités de bureau, aux projets, au classement, à la numérisation et aux activités de mobilisation.

Votre équipe :

Ce poste relève du directeur adjoint, Administration. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de l’équipe Administration et interagirez régulièrement avec les employés de l’organisation, y compris les cadres supérieurs, ainsi qu’avec les clients externes, les fournisseurs, les messagers, les visiteurs et les fournisseurs de services.

Ce poste convient à un professionnel axé sur le service qui aime soutenir les autres, gérer de multiples priorités, maintenir des processus de bureau organisés et contribuer à une expérience de travail positive.

Compétences requises :

• Diplôme d’études secondaires requis; études postsecondaires ou cours d’apprentissage pertinents, de préférence.

• Au moins 1 an d’expérience connexe en administration, en réception, en services de bureau ou en service à la clientèle de première ligne.

• Solides compétences techniques dans Microsoft Outlook, Excel et Word.

• Solide orientation en matière de service à la clientèle et capacité d’interagir de façon professionnelle avec les employés, les cadres, les clients, les fournisseurs et les visiteurs.

• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps, et capacité de gérer des priorités et des échéances concurrentes dans un environnement dynamique.

• Souci du détail et capacité de tenir des registres, des dossiers, des feuilles de calcul et des renseignements internes exacts.

• Capacité à travailler de façon autonome, à faire preuve de jugement, à résoudre les problèmes courants et à traiter les renseignements confidentiels avec discernement.

• Esprit de collaboration et volonté de soutenir l’engagement de l’équipe, le partage des connaissances et l’amélioration continue.