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Adjoint de direction Banque Nationale Investissements

Job ID ADM0014N Date posted 08/06/2019

Lieu de travail : Québec

Statut : Permanent

Horaire : Temps plein


Description :

  • Vous avez le goût de joindre une équipe qui fait vivre la transformation à la Banque?
  • Vous êtes un parfait collaborateur pour supporter votre gestionnaire à atteindre ses objectifs?
  • Vous cherchez à vous développer dans un environnement dynamique en pleine évolution où plusieurs possibilités s’offrent à vous?
Joignez-vous au secteur de Banque Nationale Investissements qui a pour mission de développer et de gérer les solutions d'investissement pour le secteur Gestion de patrimoine afin de mieux répondre aux besoins de nos clientèles, tant à l’interne qu’à l’externe de la Banque.

Au sein de cette équipe de 27 employés, vous accompagnerez pro-activement les activités des équipes Solutions d’investissement, Stratégie d’affaires ainsi qu'Affaires juridiques et réglementaires de BNI, grâce à votre sens des initiatives et votre rigueur au travail. Le poste est en étroite relation avec l’ensemble de l’équipe de BNI.

Ce poste relève de la Vice-présidente, Services juridiques de BNI.

Vos principaux défis :
  • Appuyer le Vice-président, Solutions d’investissement et stratégie d’affaires ainsi que que la Vice-présidente, Services juridiques de BNI en fournissant un soutien aguerri en secrétariat dans les activités professionnelles ou opérationnelles diverses.
  • Organiser l'agenda, fixer les rendez-vous, coordonner la logistique des réunions et des voyages d’affaires avec les divers intervenants tout en proposant des améliorations continues.
  • Interpréter les requêtes acheminées par votre supérieur en identifiant les besoins des intervenants.
  • Assurer un suivi rigoureux pour le paiement des factures de l’unité d’affaires.
  • Interagir principalement avec des dirigeants avec lesquels votre supérieur collabore, en fournissant des informations relatives aux dossiers, aux mandats ainsi qu'aux emplois du temps.
  • Ouvrir et trier le courrier ainsi qu'assurer de façon autonome le suivi de la correspondance de vos supérieurs.

Plus spécifiquement, vous aurez à:
  • Agir en tant que personne-ressource pour tous les employés de votre secteur en ce qui a trait aux demandes d’information concernant les politiques et les procédures administratives de la Banque.
  • Valider les factures reçues au nom de BNI, les codifier et les indexer pour paiement.
  • Organiser les réunions, convoquer les participants, réserver les salles et préparer les documents ou autres aspects nécessaires à ces réunions.
  • Procéder à la gestion des dossiers d'employés auprès des ressources humaines incluant les vacances et autres absences.
  • S'occuper de la logistique des accès informatiques et autres avec le support technique.
  • Procéder et effectuer le suivi des comptes de dépenses et de la facturation pour les gestionnaires sur une base mensuelle.
  • Supporter de façon autonome le service en accomplissant des tâches administratives complexes.
  • Agir à titre de soutien administratif pour la partie logiciel bureautique et correspondance d’affaires.
  • Préparer ou améliorer la mise en page des présentations et de divers documents, notamment certains documents juridiques et réglementaires.
  • Rédiger, réviser et améliorer des lettres et des documents de nature diverse, incluant les documents juridiques et réglementaires.
  • Réviser la grammaire, la syntaxe et l'orthographe des textes et proposer des améliorations, tant en français qu’en anglais.
  • Effectuer diverses tâches de nature administrative dans le cadre de ses fonctions (photocopies, distribution du courrier, s'occuper de la papeterie, planifier les déménagements, etc.).
  • Accueillir les visiteurs et les diriger adéquatement en dispensant un service courtois et de qualité afin de favoriser la satisfaction des intervenants internes et externes.
  • Recueillir, compiler et juger de la pertinence des informations utiles à la rédaction des rapports administratifs.
  • Supporter de façon autonome le service en accomplissant plusieurs tâches administratives variées.
  • Gérer certains appels en répondant aux questions des gens et assurant les retours d'appels.


Qualifications :

  • Diplôme d'études secondaires et 3 années et demie d'expérience pertinente ou Diplôme d'études collégiales et 1 année et demie d'expérience pertinente
  • Expérience en secrétariat
  • Expérience en gestion proactive d'agenda
  • Expérience de travail avec différents outils de collaboration tels que Yammer, Sharepoint, Skype, etc. (souhaitable)
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Sens de l'initiative, proactivité et bonne approche de collaboration
  • Faire preuve d’ouverture et d’adaptabilité
  • Fortes habiletés à déterminer les priorités et les urgences
  • Autonomie et sens de l'organisation
  • Rigueur et professionnalisme
  • Habiletés relationnelles, entregent et souci de la clientèle
  • Bilinguisme (parlé/écrit) français et anglais essentiel

***Veuillez noter que le candidat devra se soumettre à des tests de grammaire français et anglais.

Nous travaillons à demeurer une entreprise inclusive qui valorise tous ses employés.  La Banque Nationale se démarque par ses nombreuses initiatives en matière d'inclusion ce qui fait d'elle une des meilleures organisations en diversité au Canada.

#LI-BNC

Offre d'emploi publiée le : 2019-08-06

Date de retrait : 2019-08-20

Domaine d'emploi : Soutien administratif et coordination

Numéro du poste : ADM0014N

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